בתקופה זו, כאשר יותר ויותר עובדים מבצעים את עבודתם מהבית, עולה החשיבות להסדרת נושא ניטור פעילותם במחשב, ובדואר האלקטרוני בפרט.
עניין ניטור הדואר האלקטרוני של העובדים נדון עוד בתחילת שנות ה-2000 בשני מקרים שונים, אשר אוחדו לדיון אחד בערעור בפני בית הדין הארצי לעבודה ("הלכת איסקוב"), ועבר התפתחות עם השנים. פסק דין איסקוב קבע עקרונות לשימוש במחשב בארגון:
- על המעסיק לקבוע מדיניות וקוד התנהגות בקשר לשימוש במחשב. אם יש נציגות עובדים במקום העבודה, ראוי שהנציגות תהיה מעורבת בקביעת המדיניות.
- על המעסיק ליידע את העובדים לגבי המדיניות, הטכנולוגיות והפעולות שהוא מתכוון לבצע עליהן.
עוד פסק בית הדין כי מעקב אחר מידע ושימוש בו ייעשו רק בכפוף לעקרונות הבאים:
- עקרון הלגיטימיות: המעקב ייעשה במקרים חריגים המחייבים בדיקה ולא כעניין שבשגרה. המעקב ייעשה לתכלית ראויה, כלומר לצורך שמירה על אינטרס לגיטימי של המעסיק.
- עקרון המידתיות: הכניסה לתיבות הדואר האלקטרוני של עובד תעשה רק אם מדובר באמצעי הכי פחות פוגעני, ורק אחרי שהמעסיק בדק שאין אמצעי פחות פוגעני כדי לבסס את המידע שהוא צריך.
כך למשל קבע בית הדין כי "אמצעי פחות פוגעני" הוא ניטור אוטומטי, והעדיף דרך זו על פני עין אנושית אשר תעבור על הדואר האלקטרוני, וקבע כי בשגרה עדיף לחסום מראש שימוש באתרים מסוימים. בנוסף, על המעקב להיות מידתי ביחס לסיכון למעסיק.
- עקרון צמידות המטרה: המעקב צריך להיעשות אך ורק לצורך מטרה מאוד ספציפית שלשמה הוא נעשה.
- עקרון השקיפות: המעסיק צריך לעדכן את העובד במדיניות המחשוב בארגון, לפרט את דרכי יישומה של מדיניות המעקב וטעמיה, את הנסיבות המצדיקות ניטור, את המידע על אפשרות למעקב ספציפי, כיצד יישמר ויאוחסן המידע שהגיע לידי המעסיק במסגרת המעקב ולכמה זמן ואיזה שימוש ייעשה בו.
בית הדין הציע לשקול אפשרות של מינוי נאמני פרטיות בטכנולוגיה במקום העבודה, ומוסיף כי מן הראוי לקבוע עקרונות אלה בחוזה העבודה.
עוד קבע בית הדין, כי בכפוף להתקיימות כל התנאים הללו, וככל שהמעסיק מבקש לקיים פעולות מעקב וחדירה לתיבת דוא"ל, עליו לבקש ולקבל מהעובד את הסכמתו המוקדמת לפעולות אלה. הסכמת העובד תינתן מראש, מדעת ומרצון חופשי.
בפסיקה קיימת הבחנה בין 3 סוגי תיבות דוא"ל, כאשר העיקרון הוא שכשמדובר במידע אישי נדרשת הסכמה מחמירה של העובד:
- תיבה מקצועית – בכפוף לעקרונות הנ"ל, ובתנאי שמסר הודעה מפורטת על המדיניות – המעסיק רשאי לנטר ולעקוב אחרי מידע מקצועי. אם יש בתיבת הדואר המקצועית מידע אישי, אסור למעסיק להיכנס לתוכו. אם המעסיק נחשף למידע כזה הוא אינו רשאי לעשות בו שימוש, אלא בהתקיים נסיבות חריגות המצדיקות זאת, כגון חשש כבד או ביסוס לפעילות פלילית או הפרה משמעותית של הוראות הדין, וגם זאת רק אחרי קבלת הסכמה ספציפית ומפורטת של העובד.
- תיבה מעורבת –אסור למעסיק לחדור לתכתובות אישיות של העובד בתיבה המעורבת, אלא בהתקיים נסיבות חריגות המצדיקות זאת ואחרי קבלת הסכמה ספציפית ומפורטת של העובד.
- תיבה אישית – נדרשת הסכמה ספציפית ומפורשת לכל פעולה שהמעסיק מבקש לנקוט.
אם העובד לא מאשר למעסיק להיחשף למידע, המעסיק יכול לפנות לבית הדין לעבודה ולבקש צו שיתיר לו לעין במידע של העובד.
במרוצת השנים הנושא נדון פעמים נוספות בבתי הדין, ובשנה שעברה במסגרת תביעה של עו"ד נגד מעסיקה, קבע בית הדין עקרונות דומים. באותו מקרה, הגישה העובדת לשעבר תביעה בגין פיטורים בדין מפוטרת, שעות נוספות וזכויות שונות מכוח דיני העבודה. המעסיק הגיש תביעה שכנגד בה טען כי העובדת ניצלה את אמונו, התעסקה בדברים שאינם קשורים לעבודה בזמן העבודה, השתמשה במחשב ובמשרד לצורך פעילות פוליטית ולטובת עבודות פרטיות, עשתה שימוש בחומרי המשרד והעתיקה וגנבה חומרים מהמשרד.
את טענותיו סמך המעסיק ממידע שהפיק מתוכנת ניטור ומעקב שהותקנה במחשבי המשרד. העובדת הגישה נגדו תביעה על הפרת פרטיותה.
בית הדין קיבל את תביעתה של העובדת לפגיעה בפרטיותה, וקבע בהתאם להלכת איסקוב כי בתנאים מסוימים מעסיק רשאי להיכנס לתוכן התכתובת המקצועית שמקיים העובד בתיבה המקצועית. לעומת זאת כניסה לתוכן התכתובת האישית של העובד מותנית בתנאים המצטברים הבאים:
- קיומו של חשש או ביסוס לפעילות פלילית מצד העובד או מעשים אחרים שלא ייעשו.
- מוצו אמצעי מעקב חלופיים ופוגעניים פחות מחדירה לתכתובת האישית.
- ככל שהדרישות לעיל מתקיימות, רק אז רשאי המעסיק לבקש את הסכמתו העובד לחדירה לתוכן התכתובות האישיות שקיים בתיבה המקצועית.
- הסכמת העובד צריכה להינתן מראש, במפורש, מדעת ומרצון חופשי.
במקרה הנדון נפסק לטובת העובדת פיצוי של 50,000 ₪ בגין הפגיעה בפרטיותה.
בסיכומו של דבר, מומלץ לכל מעסיק לקבוע מדיניות שימוש במחשבי החברה, ובה להסדיר את נושא ניטור תיבות הדואר של העובדים וזאת מראש ובכתב, ויפה שעה אחת קודם.
